ЭЛЕКТРОННЫЕ ПИСЬМА
Получаю огромное количество писем, которые не грамотно оформлены и составлены. Давайте разберемся, как грамотно писать электронные письма, чтобы было удобно вам и вашему адресату.
1. Сначала вы прикрепляете файл. Если это текст или таблицы сохраните их в формате .doc или .xls, которые у всех откроются. Если это фото, то можно сразу вставить его в письмо, чтобы никто не мучался и не скачивал его себе на ПК или смартфон.
2. После добавления файла вы пишете само письмо и проверяете его за собой.
3. Потом вы обязательно заполняете тему письма. Тему письма пишите понятно и фактографично. В теме должны быть ключевые слова, по которым на следующий день, через месяц или даже через год получится легко найти ваше письмо по поиску, набрав 1-2 слова.
Тема письма должна обязательно давать понимание: Что это? Задача? Форс-мажор, который надо срочно решать? Заявка на оплату? Документы? Оперативное согласование?
4. Вставляете адрес получателя и отправляете. Если вам надо, чтобы письмо получили несколько человек, вы вставляете главного для вас человека по этому вопросу в графу «Кому», а остальных в «Копию».
Если вы хотите, чтобы письмо получил ещё кто-то, но не хотите, чтобы об этом узнали другие участники переписки, то его адрес вы вставляете в «Скрытую копию».
Если вам пришло письмо, где в копии несколько адресатов, обязательно пользуйтесь кнопкой «Ответить всем».
5. Золотое правило эффективной коммуникации.
Один рабочий вопрос = одна тема письма. Один рабочий вопрос = одно письмо, и в этом письме все данные по вопросу. Сохраняем всех участников переписки, пользуясь кнопкой «Ответить всем», сохраняем историю переписки.
6. Ваши письма, будь вы клиент, будь вы наёмный работник, будь вы фрилансер, очень часто копируются полностью или частично простым действием Ctrl+C Ctrl+V и пересылаются как команда действия дальше по цепочке. Например, вы описываете какие-то правки к тексту/сайту/баннеру. Напишите по делу, что не нравится и что править. Чтобы человек мог спокойно скопировать и отправить дизайнеру/автору на правки, никого не оскорбив.
7. Всегда пишите рабочие письма грамотно: новое предложение с большой буквы; абзац с новой строчки; всё с запятыми и точками на конце. С вопросительными знаками, если вы спрашиваете.
8. Никогда не пересылайте вложения другому человеку, не скачав и не просмотрев их!
9. Пишите и отвечайте на письма в рабочее время. Если у вас другой часовой пояс или вы любите работать ночью, ставьте письма с отложенной отправкой в рабочие часы вашего адресата. Старайтесь отвечать на все письма в течение суток.
10. Всегда завершайте переписку. Даже если надо писать очень неприятные вещи. По тому, как вы работаете в почте, как оформляете письма, вложения, темы, сразу, моментально виден ваш уровень.
11. Помните, что любая переписка может быть опубликована в любой момент!
Пост составлен по мотивам статьи https://torshina.me/instrukcziya-kak-polzovatsya-rabochej-pochtoj.
Спасибо за фото Сергею Алёшину